Työnantaja voi muuttaa työvuoroluetteloa (myös säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisaikoja) yksipuolisesti vain silloin, kun siihen on perusteltu syy. Työvuoroluetteloa ei voi muuttaa enää silloin, kun työntekijä on tullut työvuoroon tai työvuoro on alkanut. Perusteltuja syitä ovat mm. ennalta arvaamattomat poissaolot. Perusteltu syy työvuoroluettelon muuttamiseen on aina silloin, kun luettelo on laadittu virheellisesti esim. työaikajakso on alun perin vahingossa yli- tai alisuunniteltu. Muutoksesta on joka tapauksessa ilmoitettava mahdollisimman pian sille, jota muutos koskee (KVTES III luku 30 § 2 mom. soveltamisohje).
KVTES:ssa ei määrätä, kuinka pian muutoksesta pitää ilmoittaa tai miten siitä ilmoitetaan. KT kunnallinen työmarkkinalaitos on ohjeistanut työnantajia muutosten ilmoittamisesta mm. yleiskirjeessään 3/2014 näin:
Kuntatyönantajilla tulee olla selkeät ohjeet menettelytavoista, joita noudatetaan työvuoroluettelon muutostilanteissa. Ohjeiden tulee koskea sekä tilanteita, joissa työvuoroluettelon muuttamisesta sovitaan että tilanteita, joissa työnantaja muuttaa työvuoroluetteloa perustellusta syystä.
Sopimusmääräys ei edellytä, että muutoksesta sovittaessa pitäisi olla kirjallinen sopimus. Sopimusmääräys ei myöskään edellytä, että perustellulla syyllä tehty muutos tehtäisiin kirjallisesti. Muutos voidaan siis toteuttaa myös suullisesti, mutta suullisen sopimuksen taikka perustellusta syystä suullisesti toteutetun muutoksen toteen näyttäminen on aina vaikeampaa.
Kun työntekijä/viranhaltija antaa muutokseen suostumuksen ja muutoksesta sovitaan, toteutetaan muutokset siten, että voidaan näyttää toteen mitä on sovittu ja että osapuolet ovat sopimisesta yhtä mieltä. Myös tilanteissa, joissa muutos tehdään perustellusta syystä, on tärkeä, että voidaan osoittaa mitä on tehty ja miksi. Lähtökohtana on, että työntekijältä/viranhaltijalta pyydetään kuittaus muutokseen ja tämä kuittaus tehdään siten, että siitä näkyy onko kysymyksessä ollut suostumus vai työnantajan yksipuolinen muutos. Kuittaus ja muut merkinnät voidaan merkitä esim. työvuoroluetteloon. Työvuoroissa toteutetut muutokset on huomioitava myös työaikakirjanpidossa.
Kuntatyönantajan tulee huolehtia siitä, että käytössä olevat lomakkeet ovat selkeitä. On tärkeää, että työnantaja selvittää menettelytavat työntekijöille/ viranhaltijoille sekä luottamusmiehille ja noudattaa yhdenmukaisia menettelytapoja.
Kysy paikallisesta ohjeesta luottamusmieheltä.
